“A pa anggaran pemasaranku terlalu besar?” renung Robert Cullen, FSCP, MBA. “Atau malah terlalu kecil?” Setelah lebih dari satu dekade menggeluti profesi jasa keuangan, anggota 13 tahun MDRT dari King City, California, AS, ini masih merasa terisolir — buta tentang dinamika yang terjadi pada kantor praktik kompetitor atau koleganya.

Semua berubah saat ia mengisi survei Analisis Kinerja Bisnis MDRT. Laporan ini, yang dahulu bertajuk Survei Benchmarking dan berisi input dari para anggota Top of the Table dan Court of the Table, memuat banyak info tentang bisnis lain dan memvalidasi bahwa belanja pemasarannya sejalan dengan para kolega lainnya.

“Saya tinggal masukkan data, sistem mengolah angkanya, dan keluarlah laporan komparasi kinerja saya dengan kolega lain di industri,” kata Cullen. “Saya membatin, Ini keren sekali.”

Itu cerita empat tahun lalu. Sejak itu, Cullen telah menggunakan wawasan dari Analisis Kinerja Bisnis untuk keputusan tata kelola staf dan pelacakan progres sendiri tahun ke tahun. Sebelum melanjutkan cerita, tilik dahulu laporan tahun 2024:

• 246 anggota Top of the Table dan Court of the Table mengisi survei rahasia ini, berbagi data kinerja penjualan, profitabilitas, jenjang kompensasi, tata kelola staf, dan informasi tentang rekan usaha di kantor praktiknya.
• Responden juga mengidentifikasi tiga besar bidang investasi dan tantangan terbesar mereka (lihat di infografik).
• Disusun pada awal 2024, laporan ini memuat data dari usaha para responden pada 2023.

Ternyata perlu ekspansi

Fokus pada data kuantitatif bukan hal baru bagi Aaron Kane, B Bus, AFA, yang menjuluki dirinya “penggila data” yang gandrung angka. Tapi, seperti banyak penasihat lain, anggota 11 tahun MDRT dari Wheelers Hill, Victoria, Australia, ini bergelut dengan isu tata kelola staf (urutan kedua di daftar tantangan terbesar hasil survei). Dengan mengidentifikasi realisasi dana untuk bantuan admin, rasio admin-penasihat, dan bauran pegawai dalam dan luar negeri, kajian ini membantunya untuk lebih memahami dinamika yang terjadi di kantor lainnya. Ia tahu ada yang perlu ia ubah.

Maka, Kane, yang mendampingi 200 nasabah dengan perencanaan keuangan dan pensiun, merekrut empat staf baru pada 2024, sehingga timnya sekarang beranggotakan 13 orang. Faktor pendorongnya? Dukungan admin di kantornya lebih tipis dari kantor lain. Keempat rekrutan baru ini mendukung tim dan praktis ‘menggaji diri sendiri’ dengan membantu mempercepat proses penyampaian layanan dan akuisisi nasabah.

“Keputusan saya ambil enam bulan sebelum kami punya kapasitas finansial untuk menambah orang baru, tapi saya tahu, jika ada staf untuk meringankan tugas yang lain, nasabah dan dana baru akan mengalir masuk,” ujar Kane.

Cullen juga ingin menambah staf pada 2024, karena laporan sebelumnya menunjukkan, jumlah staf di kantornya lebih kecil dari kantor lain serupa. Saat melacak pertumbuhan pendapatan dan pendapatan per staf purnawaktunya, Cullen yakin sudah saatnya merekrut staf layanan pelanggan purnawaktu.

“Karena kantor berlevel produksi tinggi lain yang mengisi survei punya lebih banyak staf, saya pikir, coba lihat hasilnya jika merekrut orang baru,” kata Cullen, yang merasa lega karena ternyata kolega lain juga menghadapi isu rekrutmen, yang ia rasa sulit di kota kecil. “Untunglah, dampaknya memang positif.”

Seperti di kasus Kane, pertumbuhan bisnis Cullen pun melampaui biaya karyawan lebih cepat dari ekspektasi karena panggilan telepon dan kerja pemasaran eksternal kini ditangani staf baru. Lebih lanjut, Cullen juga merasa hidupnya lebih seimbang karena stresnya turun setelah beban kerja berkurang dan ia bisa lebih fokus pada aktivitas tambah-nilai.

Analisis biaya

Kane juga melakukan pembenahan lain berpandukan isi laporan itu. Contohnya, ada kemungkinan besar penambahan gaji. Setelah melihat data penghasilan rekan usaha berbanding produksi mereka, ia sadar gajinya jauh di bawah angka pasar. Belanja teknologinya pun jauh di bawah kantor lainnya. Maka, ia mulai menggunakan perekam catatan AI untuk rapat nasabah. Jika tadinya butuh 30-40 menit untuk mengubah risalah rapat jadi catatan berkas, kini ChatGPT membuat transkripnya kurang dari dua menit, yang difinalkan oleh staf dalam waktu kurang dari 10 menit. Kalau dilakukan 10 kali per pekan, tergantung jadwal rapat, penghematan waktu dan efisiensinya sangat signifikan, dan Kane yakin ini akan tercermin dalam laporan 2025.

“Saya rasa bagian terbaik survei ini bukan data yang didapat di akhir tapi inputnya, proses mengisi survei, karena itu membantu kita membandingkan hasil sendiri dari tahun-tahun sebelumnya dan melihat progres,” kata Kane.

Dengan bertambahnya jumlah staf, ia juga lebih leluasa melakukan pemasaran. Selain belanja alih daya produksi konten relevan, kini ia juga membuat video TikTok. Karena waktunya lebih lega dan kerjanya lebih efisien, Kane bisa menjadwalkan tiap Kamis pagi sebagai waktu merekam video untuk pekan itu. Kadang kontennya menguraikan strategi atau skenario nasabah, prosesnya bersama nasabah eksisting, atau edukasi tentang dampak isu kebijakan pajak dan pemerintah di Australia terhadap pensiun. Ia memperkirakan video-video itu telah menghasilkan pendapatan $100.000 dari delapan nasabah pra-pensiun baru.

Hasil survei juga mengindikasikan bahwa ia perlu mendalami potensi merger dan akuisisi, skema yang belum pernah dijajalnya tapi ia lihat banyak dilakukan kantor lain sebagai sarana perkembangan. Ia pun kini melihat peluang lain untuk prioritaskan asuransi jiwa, karena survei menyingkap bahwa pendapatan berulangnya untuk asuransi lebih tinggi dari dugaan, sekalipun kantor lain memproduksi lebih banyak case baru dari kantornya.

Wawasan di dalamnya juga mengonfirmasi hal yang Cullen sukai dari survei ini – bisa melihat jangka panjang dan pendek sembari terus belajar dan berkembang.

“Kalau lima tahun lalu Anda tanya berapa nilai bisnis saya, jawab saya, ‘Tidak tahu,’” kata Cullen. “Sebagai hasil dari survei ini dan dengan mengkaji pendapatan per nasabah, pendapatan sebagai pemasar, dan lainnya, saya jadi lebih tahu pasti valuasi bisnis saya andai ingin menjualnya. Makin tertib saya ikuti survei tiap tahun, makin berharga informasi progres saya, dan makin bernilai tren serta pertumbuhan yang ditampilkannya seiring waktu.”

Untuk info lebih lengkap tentang Analisis Kinerja Bisnis MDRT, hubungi hbooton@mdrt.org.

Kontak

Robert Cullen rcullen@farmersagent.com
Aaron Kane aaron@ekfinancialgroup.com.au